نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية

تعد الشؤون الصحية بوزارة الحرس الوطني من كبرى منظمات الرعاية الصحية، ذات مواقع عديدة موزعة جغرافيا على مناطق المملكة وذلك من أجل توفير الرعاية الصحية اللازمة لمنسوبيها وذويهم المعالين وغيرهم من المرضى المؤهلين. ونتيجة لهذا التوسع، يتم تبادل معلومات ضخمة ومعاملات كثيرة بشكل مستمر تلبية لاحتياجات العمل.

وقد أوجد هذا التوسع والانتشار السريع في المنظمة تحديات من أبرزها سرعة إنجاز المعاملات والحفاظ عليها من الضياع بالإضافة إلى أرشفتها ليسهُل تداولها واسترجاعها وقت الحاجة.

إذ دفعت هذه التحديات الشؤون الصحية لتشكيل لجان متخصصة للتغلب على هذه الصعوبات، والتي صدر منها توجيه إلى قطاع تقنية المعلومات للبحث عن الحلول التقنية المتكاملة والفعالة.

وبناء عليه، قام قطاع تقنية المعلومات بدراسة السوق التقني بالتعاون مع شركات عالمية مثل مايكروسوفت واوراكل واي بي ام للحصول على النظام المناسب. ونتيجة لهذه الدراسات، تم اختيار نظام ايفرسويت كنظام معتمد في الشؤون الصحية بوزارة الحرس الوطني للمراسلات والأرشفة الإلكترونية، الذي يوفر بدوره انجاز المعاملات في الوقت المطلوب والحفاظ عليها من الضياع ومن ثم أرشفتها إلكترونيا، وبذلك يتم التخلص من تضخم الأعمال الورقية، بالإضافة إلى تحسين مستوى الإنتاجية بجهد وتكلفة أقل.

إذ يتماشى هذا الحل التقني مع استراتيجيات وخطط الدولة في اعتماد الحكومة الإلكترونية التي اطلقتها في عام 2007م.

ولمتابعة عملية التنفيذ هذا المشروع، تم تشكيل فريق تقني في جميع مناطق الشؤون الصحية بالتعاون مع إداره الخدمات المكتبية لجمع متطلبات العمل والحصول على الأنظمة واللوائح والقوانين الخاصة بالمراسلات والأرشفة لتطبيقها على النظام المعتمد.

تلى ذلك البدء بالمرحلة الأولى من عملية التنفيذ المصغرة للمشروع كنموذج أولي، حيث تم تطبيقه ضمن قطاع تقنية المعلومات لتقييم مدى ملائمة النظام لاحتياجات العمل.

أما في المرحلة الثانية، فقد تم إجراء التعديلات اللازمة على النظام ليكون أكثر ملائمة لتلبية متطلبات العمل، ومن ثم تم تشكيل فريق تقني مكلف بتدريب ودعم المستخدمين على النظام مع أخذ الملاحظات الجديدة ودراستها لتهيئه النظام بشكل أفضل.

ثم انطلقت المرحلة الثالثة للمشروع وهي التوسع التدريجي للاستخدام نظام الأرشفة والمراسلات الإلكترونية في مختلف إدارات ومرافق الشؤون الصحية في جميع انحاء مناطق المملكة.

وحتى الان، فقد بلغت نسبة استخدام النظام من قبل الإدارات 60% في مدينة الرياض و30% في مدينة جدة، و41% في مدينة الأحساء، أما في مدينة الدمام فقد بلغت نسبة الاستخدام 100%.

وأخيرا فقد نتج عن تطبيق هذا النظام العديد من الفوائد التي ساهمت في زيادة الانتاجية وسهولة العمل وسرعة التواصل والمحافظة على سرية المعاملات المتداولة ومتابعتها بجهد وتكلفة اقل.

وقد تم تدشين نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية في الحفل السنوي لإدارة نظم المعلومات والمعلوماتية تحت رعاية معالي المدير العام التنفيذي للشؤون الصحية مدير جامعة الملك سعود بن عبدالعزيز للعلوم الصحية الدكتور بندر بن عبدالمحسن القناوي وذلك في صباح يوم الاربعاء 9 شعبان 1436 هـ الموافق 27 مايو 2015 م.